IPREXin Emerging Leaders’ Conference järjestettiin Helsingissä maaliskuun lopussa. Kirjoitin tapahtumasta muutaman sanan jo aiemmin. Konferenssin toisena päivänä keskityimme pohtimaan tehokasta ja empaattista viestintää. Aktiivinen kuunteleminen ja oikeanlaisten kysymysten esittäminen tehostaa viestinnän vaikuttavuutta puolin ja toisin.
Englantilainen viestintäalan valmentaja Wendy Bateman (Choose U) piti ELC-osallistujille workshopin empaattisesta viestinnästä ja kuuntelemisesta. Tiesittekö, että keskittymällä puhumisen sijaan kuuntelemiseen voi saada lopulta keskustelukumppanista – oli se sitten kollega, toimittaja tai asiakas – enemmän irti?
Batemanin johdolla tutustuimme tehokkaan viestinnän ja erityisesti aktiivisen kuuntelun ja kielenkäytön merkitykseen. Millaisia kysymyksiä kannattaa esittää? Milloin kannattaa pitää taukoa puheesta, jotta toinen kokee tulleensa kuulluksi?
Hyvä viestintä on ensisijaisesti asian kertomista ymmärrettävästi, mutta lisäksi tilan antamista toiselle. Hyvä viestintä myös näkyy ilmeissä, eleissä ja sanaston selkeydessä rohkaisten toista kertomaan oman kantansa.
Ymmärtämistä ja kommunikaation onnistumista voi viedä eteenpäin avoimilla ja kuvaavilla kysymyksillä. Älä aina kysy ”miksi”, sillä etenkään vaikeissa tilanteissa siihen ei osaa vastata. Kysy mieluummin ”mitä” ja ”miten”. Avoimet kysymykset ruokkivat pitkällä tähtäimellä myös työpaikan ja asiakassuhteen yleistä avoimuutta.
Aktiivinen kuuntelu auttaa myös ymmärtämään asiakkaan näkökulman kerrasta ja ymmärryksen voi varmistaa kysymällä esimerkiksi palaverin loppuun varmistavat kysymykset: ”Olihan niin, että teemme näin?”
Kasvotusten saa heti palautetta ja vahvistusta
Henkilökohtaisesti olen koko korona-ajan ollut mieluummin toimistolla tapaamassa kollegoita kuin etätöissä, vaikka etätyössä pystyy joskus paremmin keskittymään esimerkiksi kirjoitustöihin. Montaa asiaa saa silti edistettyä nopeammin tiimissä kasvotusten. Kasvotusten viestintä on monipuolisempaa ja silloi huomioi enemmän ilmeitä ja eleitä.
Fyysisenä tapahtumana pidetty erittäin antoisa konferenssi sai minut entistä vakuuttuneemmaksi siitä, että luonteva kommunikaatio ihmisten kesken on avain siihen, että tuntee itsensä arvostetuksi sekä kollegana että viestinnän ammattilaisena ja saa heti palautteen ja vahvistuksen omalle viestilleen.
Kiteyttääkseni: Puhelin ja Teams on keksitty, mutta ilmeet, eleet ja spontaanit reaktiot ovat edelleen parasta viestintää!