Poikkeusoloissa vuorovaikutus ja viestintä vaativat enemmän aktiivisuutta. Työyhteisöstä tulee hajanaisempi, eikä se tarjoa tukea tavalliseen tapaan. Viestin välittyminen tulee varmistaa hyödyntämällä eri kanavia ja pitämällä viestit selkeinä ja lyhyinä. Etäpalavereissa läsnäolon kokemus, palaverin tavoite ja persoonallisuuden piirteet vaikuttavat vahvasti palaverin onnistumiseen.
Manifesto haastatteli Helsingin yliopiston viestinnän laitoksella yliopistonlehtorina työskentelevää dosentti Janne Matikaista poikkeustilanteen vaikutuksista työyhteisöön, viestintään ja vuorovaikutukseen. Matikainen on ollut mukana verkko-oppimista tutkivissa hankkeissa jo vuodesta 1997 lähtien. Hän on tutkinut paljon vuorovaikutusta ja viestintää sosiaalisessa mediassa. Haastattelu tehtiin luonnollisesti etänä, Teamsin välityksellä.
Työyhteisön puuttuminen voi haitata työntekoa
Jatkuva etätyöskentely vaikuttaa sekä työyhteisöön kokonaisuutena että sen jäseniin yksilöinä. Viestintää sekä sisäisten että ulkoisten sidosryhmien kanssa määrittävät eri tekijät kuin tavallisessa työarjessa.
”Moni työntekijä voi tuntea itsensä yksinäiseksi ja eristyneeksi. Ihmisten elämää varjostaa jatkuva epävarmuus, työolosuhteet ja -tavat ovat muuttuneet ja osa normaalista vuorovaikutuksesta on jäänyt pois. Yhteiskunnallisessa epävarmuudessa työyhteisön tuomaa tukea tarvittaisiin tavallista enemmän. Työyhteisön puuttuminen voi jopa haitata työntekoa”, sanoo Matikainen.
Etätyöolosuhteissa pienemmät tapaamiset vaativat pääsääntöisesti enemmän järjestelyä ja ne eivät ole yhtä spontaanisti järjestettävissä kuin toimistolla koossa olevassa työyhteisössä.
”Etätyöoloissa on oleellista, että ihmisillä on mahdollisuus keskustella myös kahden kesken, etenkin esimiesten ja alaisten välillä tätä pitää korostaa. Aloitteellisuutta vaaditaan kaikilta osapuolilta, mutta johtajien tulee olla yhteydessä aktiivisesti myös niihin, ketkä eivät itse ole aloitteellisia”, Matikainen lisää.
Läsnäolon tuntemus on tärkeää myös etätapaamisissa
Etätapaamisessa osallistujien keskinäiset suhteet vaikuttavat kasvokkaista tapaamista enemmän. Läsnäolon kokemus on ihmisille tärkeä osa vuorovaikutusta. Myös keskinäisellä luottamuksen asteella on suuri merkitys. Vuorovaikutuksen aikana toisesta ihmisestä tehdään koko ajan tulkintoja.
”Tietokonevälitteisen viestinnän tutkimuksessa eri viestintävälineitä on jaoteltu sen mukaan, miten hyvin ne välittävät läsnäoloa. Fyysisen läsnäolon kokemus jää sähköisillä viestintävälineillä aina kasvokkaista tapaamista vaillinaisemmaksi”, Matikainen kertoo.
Videotapaamisessa läsnäolo välittyy melko hyvin – etenkin jos osallistujia ei ole montaa samanaikaisesti. Usean ihmisen videotapaamisissa yksittäisten ihmisten kohtaaminen ei enää toteudu kovin tehokkaasti.
”Etätapaamiset ovat sitä mutkattomampia ja välittömämpiä mitä vähemmän on osallistujia. Suurissa kokouksissa on helpompi hukkua taustalle ja tehdä omiaan. Etäpalaverit vaativat aina enemmän keskittymistä. Hyvien tuttujen kanssa etäkanssakäyminen on helpompaa, kun toisen tapa viestiä on tuttu”, hän jatkaa.
Ennakkokäsitykset ja tapaamisen tavoitteet määrittävät etätapaamista
Etävuorovaikutuksessa osa kommunikaatiosta, kuten sanaton viestintä, ei välity kasvokkaisen kohtaamisen tapaan. Keskustelukumppanista muodostuva kuva perustuu vain videokuvaan, ääneen, ennakkokäsitykseen ja taustalla näkyviin ja kuuluviin asioihin. Palaverin tavoitteella on suuri merkitys etävuorovaikutuksessa.
”Tapaamisen tavoite vaikuttaa paljon sen sujuvuuteen. Jos osallistujilla on tapaamisessa sama tavoite, vaikka yhteisen projektin edistäminen, on vuorovaikutus helpompaa, kuin jos ajetaan ensisijaisesti toisen osapuolen asiaa, kuten esimerkiksi myyntitilanteessa”, kertoo Matikainen.
Kun ei voida olla kasvokkain tekemisissä, viestissä tulee suosia napakkaa ja selvää ilmaisua sekä välttää monitulkintaisuutta.
”Etävuorovaikutuksessa viestin väärinymmärryksen riski on suurempi. Viestin perillemenoa ei kannata jättää yhden kanavan varaan, vaan ydinviestit on hyvä välittää etäpalaverin lisäksi esimerkiksi sähköpostilla”, sanoo Matikainen.
Roolit korostuvat ja kynnys ilmaista itseään on suurempi
Eri persoonallisuudet korostuvat poikkeustilanteessa: hiljaisemmat vetäytyvät ja itseään esille tuovat vievät koko ilmatilan. Työyhteisön vuorovaikutuksen ylläpitämisessä ja tiedon välityksessä johtajilla on tärkeä rooli, mutta myös kollegoiden huolehtiminen toisistaan ja keskinäinen yhteydenpito ovat tärkeitä asioita.
”Sähköisissä muodoissa käytävissä palavereissa kynnys osallistua kasvaa. Esimerkiksi riski puhua päälle tai keskeyttää toinen on suurempi kuin kasvokkain. Oman kysymyksen tai kommentin sanomista ääneen voidaan ujostella ja jättää sanomatta viitseliäisyyden vuoksi. Erityisesti palavereissa, jotka käydään vieraalla, toisen osapuolen äidinkielellä, voi osallistuminen keskusteluun tuntua hankalalta”, Matikainen arvioi.