Nopeasti leviävä koronavirus edellyttää, että yritykset laativat tai päivittävät kriisiviestinnän strategiansa sidosryhmille. Tässä ohjeita työn tueksi.
Ota huomioon kaikki sidosryhmät – Aloita yrityksen sisäisistä sidosryhmistä
Epävarmoina aikoina työntekijät etsivät ajantasaista tietoa siitä, millaisia vaikutuksia kriisillä odotetaan olevan organisaatioosi ja miten yritys on varautunut kriisinhallintaan. Koordinoitua, johdonmukaista ja säännöllistä viestintää arvostetaan. Työntekijät ovat tärkeä viestintäkanava yrityksen sidosryhmiin, kuten asiakkaisiin, sijoittajiin, toimitusketjun kumppaneihin, paikallisiin yhteisöihin ja viranomaisiin.
Viesti hienotunteisesti
Näissä olosuhteissa on suositeltavaa pysyä koronavirukseen liittyvissä aiheissa ja pidättäytyä sisällyttämästä liikaa yrityksen strategiaa ja tavoitteita viestintään. Empatia ja inhimillisyys ovat työntekijöiden mielissä. Älä aiheuta paniikkia, mutta ilmaise, kuinka vakavasti organisaatiosi suhtautuu käsillä olevaan kriisiin. Jatka säännöllistä viestintää yrityksestäsi, mutta pidä se erillään kriisitilannetta koskevista ohjeistuksista.
Hyödynnä viestinnässäsi luotettavia lähteitä
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL ja Maailman terveysjärjestö WHO tarjoavat jatkuvasti tietoa koronaviruksen levinneisyydestä sekä tietoa virusta vastaan suojautumisesta ja oireiden tunnistamisesta. Lisäksi ne tarjoavat vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin sekä kumoavat väärää tietoa. Tarjoa työntekijöille riittävästi tietoa ja viittaa luotettaviin lähteisiin, joista työntekijät ja muut sidosryhmät voivat hakea lisätietoa.
Tarkista liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelu
Yrityksen eri yksiköt, kuten IT, HR ja markkinointi, tarvitsevat tukea varautumissuunnitelmiensa viestimisessä sidosryhmille. On tärkeää, että viestintätiimit ymmärtävät yksiköiden prosessit, jos yrityksen on ajettava alas toimintansa viruksen vuoksi. Näin voi esimerkiksi käydä, jos yritys ei pysty hankkimaan materiaaleja toimitusketjultaan tai jos liiketoiminnalle aiheutuu muita häiriöitä. Pidä viestintä yhdenmukaisena ja viesti vain luotettaviin lähteisiin pohjautuvaa tietoa.
Lisää pandemiaskenaario osaksi kriisiviestintäsuunnitelmaasi
Tarkista kriisiviestintäsuunnitelmasi varmistaaksesi, että se sisältää koronavirukseen sopivan skenaarion toimenpiteineen. Usein kriisiviestintäsuunnitelma erottelee fyysiseen tuotantoon liittyvät kriisit ja maineeseen liittyvät kriisit. Koronavirus vaikuttaa molempiin osa-alueisiin.
Varmista kriisiviestinnän ja liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmien yhdenmukaisuus. Paras ratkaisu on simuloida kriisitilanteita säännöllisesti. Harjoitus, joka on suunniteltu erityisesti koronavirukseen liittyviin uhkiin, tulisi suunnitella ennemmin kuin myöhemmin.