fien

Viestintä on ihmisbisnestä – vinkit yhteistyöhön uuden toimiston kanssa

Miten asiakasyritys ja viestintätoimisto voivat saavuttaa molemminpuolisen ymmärryksen? Mitä merkitystä sillä on?

Kun yritys aloittaa yhteistyön viestintätoimiston kanssa, kyse on pitkästä ja molemminpuolisesta oppimis- ja tutustumisprosessista. Alussa on kuherruskuukausi, sitä seuraa arki ja vähitellen laskeudutaan – toivon mukaan – sujuvaan yhteiselämään. Viestintä on ihmisbisnestä, jossa persoonat vaikuttavat yhteistyöhön ja siitä saataviin tuloksiin.

Kirjasin ylös muutaman konkreettisen vinkin, mitä yrityksen kannattaa huomioida viestintätoimiston kanssa asioidessa, ja miten se saa parhaan mahdollisen hyödyn irti yhteistyöstä. Olen itse ollut useammassa toimistossa töissä yli 15 vuoden ajan, mutta vetänyt myös tietotekniikka-alan yrityksen viestintää Suomessa ja Baltiassa seitsemän vuoden ajan. Tuolloin tein töitä kahdeksan toimiston kanssa yhtäaikaisesti, koska b2b- ja b2c-liiketoiminnoilla oli molemmilla omat toimistonsa Suomessa, Virossa, Latviassa ja Liettuassa.

Jaa tietoa

Anna viestintätoimistokumppanillesi mieluummin liikaa kuin liian vähän tietoa. Kerro yhteyshenkilöillesi toimistossa yrityksesi liiketoiminnasta, strategiasta, missiosta ja visiosta. Toimistot tekevät viestintääsi salassapitosopimuksen alla eivätkä koskaan kerro luottamuksellisia tai vielä julkistamattomia asioita eteenpäin. Mitä enemmän toimisto asioistasi tietää, sen asiantuntevampaa viestintää saat.

Pyydä yhteyshenkilöltäsi apua kiperissä viestintätilanteissa. Viestintätoimistossa työskentelevät ihmiset ovat yleensä konsultteja, joiden työnä on konsultoida ja neuvoa erilaisissa tilanteissa niin, että bisneksesi saa siitä parhaan mahdollisen hyödyn eikä maineriskiä synny.

Kannattaa tarpeen mukaan kysyä neuvoa konsultilta eikä pyöritellä asioita vain itsekseen. Sitä varten olemme olemassa. Usein viestintäpäällikkö tai -johtaja on organisaatiossaan suhteellisen yksin, joten toimisto voi auttaa ja sparrata.

Pyydä ideoita

Pyydä toimistoltasi uusia ideoita tai tapoja tehdä jokin tuttu asia toisin – varsinkin, jos toimisto ei niitä proaktiivisesti tarjoaisi. Totutun uran rikkominen vaatii uskallusta ja rohkeutta myös yritykseltä. Tiedämme kuitenkin: uusi ja raikas lähestymistapa herättää huomiota, positiivisia mielikuvia ja antaa kuvan dynaamisesta yrityksestä, joka uskaltaa kokeilla erilaisia asioita. Jos onnistuminen ei ole 100-prosenttista, seuraavalla kerralla voi parantaa.

Perehdytä toimisto liiketoimintaasi

Vaadi asiakastiimiäsi viestintätoimistossa perehtymään liiketoimintaasi huolella. Järjestä heille koulutusta yhteistyön alkaessa sekä säännöllisiä tai epäsäännöllisiä tapaamisia yrityksesi johtoryhmän ja liiketoimintayksiköiden vetäjien kanssa. Lisäksi tiimin jäsenet tutkivat ja seuraavat alan markkinaa lähtökohtaisesti aktiivisesti. Kun tiimisi ymmärtää yrityksen liiketoiminnan, toimintakentän, kilpailijat jne läpikotaisin, se osaa ehdottaa juuri oikeita toimenpiteitä oikeaan aikaan – niin että tulosta syntyy.

Yrityksen oma ”tutka” markkinaan voi viestinnällisesti olla kapea-alainen, mutta toimistossa tehdään päivittäin työtä usean yrityksen, toimialan ja tapahtuman sekä markkinamuutosten pyörteessä, jolloin näkymä markkinaan on suhteellisen avara. Vaikka toimistossa konsulttien työ voi olla välillä hyvinkin pirstaloitunutta, työ on asemoitunut näköalapaikaksi ja ehkä hiljaiset signaalit ja trenditkin tulevat havainnoiduksi asiakkaan eduksi.

Toimisto on asiakkaan asiakkaan apuna näkemisessä, kuulemisessa ja tulkitsemisessa.

Tee rohkeita ulostuloja

Ole rohkea ja tee asiallisia, mutta huomiota herättäviä ulostuloja. Liika varovaisuus kostautuu, sillä kilpailijasi vie ilmatilan silmiesi edestä. Edustamasi toimialan uutisia ei mahdu mediaan määräänsä enempää. Jos tarvitset valmennusta median kohtaamisessa tai teemojen käsittelyssä, toimisto voi auttaa ja järjestää esimerkiksi media- ja esiintymisvalmennuksia puhumattakaan henkilökohtaisesta sparrauksesta.

Pyydä palautetta

Ja muista kysyä, älä oleta. Ihminen tekee helposti liikaa oletuksia muistamatta tarkistaa ja kysyä asioita. Kysyminen ja kuuntelemaan pysähtyminen on tärkeää toki kaikessa muussakin kuin toimisto–asiakas-suhteessa. Olettaminen on yksinkertaisesti ”vaarallista”.

Anna palautetta. Vaikka palautteesi olisi hyvinkin kriittistä, sitä pitää antaa, jotta päästään asioissa eteenpäin. Rakentava kritiikki on tulevaisuuden ja tulevien töiden peruskivi ja rakennusaine.

Ja jos tässä ihmisbisneksessä et tule toimeen jonkin asiakastiimisi jäsenen kanssa, sano se tiimin vetäjälle tai toimitusjohtajalle. Konsultti vaihtuu toiseen, sinun kemiaasi yhteensopivaan henkilöön ja työ voi jatkua jouhevasti.

Lisätietoja:

Taina Kaitala

Teknologiaviestintäkonsultti

+358 50 372 3406